Avajaiset tai asiakastilaisuus muuton jälkeen kannattaa järjestää, kun uudet toimitilat ovat täysin valmiit ja henkilöstö on asettunut. Onnistunut tilaisuus vahvistaa asiakassuhteita, lisää näkyvyyttä ja viestii ammattimaisuudesta. Huolellinen suunnittelu 2-4 viikkoa etukäteen, selkeä budjetti ja teeman valinta takaavat onnistuneen tapahtuman, josta saa myös markkinointihyötyä. Oikein ajoitettu tilaisuus toimii tehokkaana brändin vahvistajana ja verkostoitumismahdollisuutena.
Miksi avajaiset tai asiakastilaisuus kannattaa järjestää muuton jälkeen?
Avajaiset tai asiakastilaisuus kannattaa järjestää muuton jälkeen, koska se tarjoaa yritykselle ainutlaatuisen mahdollisuuden vahvistaa brändiään ja asiakassuhteita. Uudet toimitilat toimivat konkreettisena osoituksena yrityksen kasvusta, menestyksestä ja tulevaisuudenuskosta.
Asiakastilaisuus antaa arvokasta kasvokkain kohtaamisen aikaa tärkeimpien asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden kanssa. Tämä henkilökohtainen vuorovaikutus vahvistaa luottamusta ja syventää liikesuhteita tavalla, joka ei ole mahdollista pelkän sähköisen viestinnän avulla.
Tilaisuus toimii myös tehokkaana verkostoitumisalustana, jossa asiakkaat voivat tutustua toisiinsa ja henkilöstöön epämuodollisessa ympäristössä. Avajaiset viestivät ammattimaisuudesta ja antavat mahdollisuuden esitellä yrityksen toimintaa, arvoja ja tulevaisuudensuunnitelmia.
Henkilöstön näkökulmasta yhteinen juhlahetki toimii tärkeänä virstanpylväänä, joka auttaa sopeutumaan uuteen työympäristöön ja vahvistaa yhteishenkeä muutoksen keskellä. Yritysmuuton jälkeinen avajaisjuhla korostaa uuden alun positiivisia puolia ja motivoi työntekijöitä.
Milloin on paras aika järjestää avajaiset uusissa tiloissa?
Paras aika järjestää avajaiset on yleensä 2-4 viikkoa yritysmuuton jälkeen. Tämä aikaikkuna antaa henkilöstölle riittävästi aikaa asettua uusiin tiloihin ja varmistaa, että kaikki järjestelmät toimivat moitteettomasti, mutta ei ole niin pitkä, että muuton tuoma ”uutuudenviehätys” ehtisi haihtua.
Ennen avajaisten järjestämistä on varmistettava, että:
- Kaikki kalusteet ja sisustus ovat paikoillaan
- Tekniset järjestelmät toimivat luotettavasti
- Henkilöstö tuntee uudet tilat ja käytännöt
- Toimitilojen viimeistely on tehty huolellisesti
Viikonpäivistä tiistai, keskiviikko ja torstai toimivat parhaiten yritystapahtumille. Aamupäivä tai aikainen iltapäivä on otollista aikaa B2B-yrityksille, kun taas iltatilaisuudet sopivat epämuodollisempiin tapahtumiin ja verkostoitumiseen.
Huomioi myös toimialasi sesonkiajat – vältä kiireisimpiä kausia, jolloin asiakkaiden ja kumppaneiden osallistuminen voi olla haasteellista. Onnistunut ajankohta takaa paremman osallistumisprosentin ja tekee tapahtumasta vaikuttavamman.
Miten suunnitella onnistunut asiakastilaisuus kustannustehokkaasti?
Onnistuneen ja kustannustehokkaan asiakastilaisuuden suunnittelu alkaa selkeän budjetin määrittelystä ja priorisoinnista. Keskity investoimaan niihin elementteihin, jotka tekevät suurimman vaikutuksen vieraisiin, kuten laadukkaisiin tarjoiluihin ja viihtyisään tunnelmaan.
Kustannustehokkaan tilaisuuden järjestämisen muistilista:
- Lähetä kutsut hyvissä ajoin (2-3 viikkoa etukäteen) ja pyydä ilmoittautumista
- Valitse tilaisuudelle teema, joka heijastaa yrityksesi brändiä ja arvoja
- Suunnittele ohjelma, joka sisältää lyhyen tervetulopuheen ja tilojen esittelyn
- Valitse tarjoilut, jotka sopivat tilaisuuden luonteeseen ja ajankohtaan
- Käytä omaa henkilöstöä tapahtuman järjestämisessä ulkoisten palveluiden sijaan
Uusien tilojen esittelyssä kannattaa korostaa työympäristön toiminnallisuutta ja sitä, miten tilat tukevat asiakaspalvelua ja yhteistyötä. Valmistele lyhyt kierros, joka näyttää toimitilojen tärkeimmät alueet ilman, että vieraat väsyvät.
Muuttopalveluja tarjoava Eld Muutot voi antaa vinkkejä tilojen järjestelyyn ja kalusteiden sijoitteluun, jotta tilat näyttävät parhailta vieraiden saapuessa. Näin yhdistät käytännöllisyyden ja edustavan ilmeen kustannustehokkaasti.
Kuinka hyödyntää avajaisia markkinoinnissa ja brändin vahvistamisessa?
Avajaistilaisuus kannattaa hyödyntää markkinoinnissa maksimoimalla sen näkyvyys eri kanavissa. Suunnittele etukäteen, miten dokumentoit tapahtuman ja mitä materiaaleja voit luoda sen pohjalta. Jaa tunnelmia ja kuvia sosiaalisessa mediassa sekä ennen tapahtumaa, sen aikana että jälkeen.
Tehokkaat keinot avajaisten markkinointihyödyn maksimoimiseksi:
- Palkkaa ammattivalokuvaaja tallentamaan tilaisuuden tärkeimmät hetket
- Kuvaa lyhyitä videoita, joissa esitellään uusia tiloja ja haastatellaan vieraita
- Jaa tapahtumasta tiedote paikallisiin medioihin, erityisesti jos kyseessä on merkittävä laajennus
- Luo tilaisuuteen liittyvä avainsana (hashtag) sosiaalista mediaa varten
- Lähetä kiitosviesti osallistujille tapahtuman jälkeen ja jaa siinä materiaalia tilaisuudesta
Tapahtumassa kannattaa tuoda esiin yrityksen tärkeimmät arvot ja viestit visuaalisesti. Sijoita yrityksen logo ja brändivärit näkyville paikoille. Valmistele lyhyt, innostava puhe, jossa kerrot yrityksen tarinaa ja visiota – tämä jää vieraille mieleen ja vahvistaa brändikuvaa.
Asiakkaiden ja kumppaneiden julkaisemat postaukset toimivat autenttisena suositteluna, joten rohkaise vieraita jakamaan kokemuksiaan sosiaalisessa mediassa. Tämä lisää tapahtuman näkyvyyttä ja laajentaa sen vaikutusta.
Suunnitteletteko yritysmuuttoa ja pohditte sen jälkeisiä tapahtumia? Ottakaa yhteyttä Eld Muutot -palveluun saadaksenne ammattimaista apua muuton suunnitteluun ja toteutukseen. Asiantuntijamme auttavat muuttoprosessin kaikissa vaiheissa, jotta voitte keskittyä liiketoimintaanne ja avajaisten suunnitteluun. Pyytäkää tarjous ja varmistakaa sujuva muutto uusiin toimitiloihinne!